KEP (Kayıtlı Elektronik Posta)

Blog, Haberler-Kararlar-Makaleler

23.03.2023

1.845

Av. Efsun Nur TAVUKCU

Genel Bilgi

Kayıtlı elektronik posta (KEP) sistemi, ilk olarak Avrupa Birliğine uyum süreci kapsamında TTK/1525 ile mevzuatımıza girmiştir.
Kayıtlı elektronik posta ile ilgili ikincil düzenlemeler(yönetmelik, tebliğ vd.) BTK tarafından gerçekleştirilmektedir. BTK’nın (Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu) ilişkili olduğu bakanlık Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığı’dır. BTK 5018 sayılı kanun ile düzenleyici ve denetleyici kurumlar arasında sayılmıştır.
KEP, e-postanın nitelikli ve güvenli şeklidir.
Gönderici ve alıcıdan bağımsız olarak hukuki koruma sağlamaktadır.
Hukuki delil sağlamaktadır, ispat hukuku açısından çok önemlidir. İadeli taahhütlü posta gönderisi işlevi görmektedir.
KEP (Kayıtlı Elektronik Posta), 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunundan doğmuştur. Anlaşmazlık durumlarında mahkemede delil olarak kullanılabilir. Ayrıca KEP; iletilerin teslim edilememesi, okunmaması veya spam’a düşmesi gibi sorunları da ortadan kaldırır.
İletinin ne zaman gönderildiği, ne zaman teslim edildiği ve karşı tarafça ne zaman okunduğu tek tek görülebilmektedir.
Noter üzerinden iadeli taahhütlü posta ile gönderilen bir evrakın alıcısına ulaşma süresi birkaç gün sürmektedir. Bu işlem KEP ile sadece birkaç dakika içerisinde halledilebilmektedir
KEP sistemi, noter aracılığıyla yapılan benzer işlem maliyetlerine göre oldukça ucuzdur.
KEP iletisiyle üretilen deliller, 20 yıl boyunca güvenli bir şekilde saklanır ve gerektiğinde delil olarak kullanılabilir.
Kağıt, lojistik, zaman, depolama/arşivleme gibi pek çok konuda maliyetleri oldukça azaltmakta ve verimliliği artırmaktadır.
KEP sisteminde gönderim yapılabilmesi için elektronik imza (e-İmza) sahibi olmak zorunludur. KEP hesabının sadece alıcı olarak kullanılacak olması durumunda ise elektronik imza sahibi olunması gerekmiyor.
Tebligat göndermeye yetkisi olan merciler, limited ve anonim şirketler, sermayesi paylara bölünmüş olan komantid şirketlerin KEP kullanması zorunludur. Gerçek veya diğer tüzel kişiler ise isteğe bağlı olarak KEP kullanabilir.
KEP, kendi içerisinde kapalı bir sistem olduğundan, kullanılan diğer e-posta adresleri KEP haberleşmesinde kullanılamaz.
Kendisine e-tebligat gönderilmesi zorunlu kullanıcılara gönderilen e-tebligatlar, gönderilen tarihi izleyen 5. günün sonunda tebliğ edilmiş sayılır. İhtiyari kullanıcılar için KEP ile gönderilen iletiler; gönderimin ertesi iş günü sonunda okundu sayılmaktadır.(Tebligat Kanunu/7-a ve Elektronik Tebligat Yönetmeliği/9(6))
Hesap sahibinin ya da işlem yetkilisinin, KEP hesabına erişerek gelen iletileri kontrol etmesi esastır. Mücbir sebep hâlleri dışında KEP hesabına erişilmemesi durumunda o işgünü içinde gelen KEP iletisinin ertesi işgünü ve e-Tebligat iletisinin ise ulaştığı tarihi izleyen beşinci günün sonunda hesap sahibine ulaştığı ve okunduğu kabul edilir.
KEP hizmet sağlayıcılarının(KEPHS) anonim şirket olması ve BTK tarafından yetkilendirilmiş olması gerekmektedir.(Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul Ve Esaslar Hakkında Yönetmeliği/4(1)-j) )
Şu anda BTK tarafından yetkilendirilmiş mevcut 9 KEPHS bulunmaktadır.

Kep Adresi Alan Adı

Kep hesap adları “x.y@hs01.kep.tr”, “x.y@hs02.kep.tr” vb. şeklinde KEPHS’yi de ifade eder şekilde oluşturulmaktadır. “hs01, hs02,” vd. ise, KEPHS’nin (Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcısı) yetkilendirilme tarihine göre Kurum(BTK) tarafından belirlenen ve sadece KEP hizmetlerinde kullanılacak alan adında yer almak üzere KEPHS’ye verilen 01-99 arasında bir sayıdır. Yetkilendirilme tarihi aynı olan birden fazla KEPHS olması halinde ise “hs” ’den sonra gelen sayı, KEPHS’lerin MERSİS’de kayıtlı isimlerinin alfabetik sırası esas alınarak verilir. (Kayıtlı Elektronik Posta Rehberi Ve Kayıtlı Elektronik Posta Hesabı Adreslerine İlişkin Tebliğ 7. ve 8. madde)

Yani “hs01/hs02/hs/03” sayılı kısaltmalar ile hangi sağlayıcı firmaya(KEPHS) ait bir kep adresi olduğu anlaşılabilmektedir.

Örneğin; “x.z@hs01.kep.tr” alan adlı bir kep hesabı, PTT A.Ş.’ye aittir. “hs01.kep.tr” alan adı BTK listesine göre PTT A.Ş.’ye verilmiştir. Kep hesabı alan adları, KEPHS yetkisi verilen firmalara sırasıyla “hs02.kep.tr”, “hs03.kep.tr” vd. şeklinde devam etmektedir. Bazı KEPHS şunlardır; PTT A.Ş., Türkkep, Tnbkep, Kepkur ve diğerleridir.

İlgili Mevzuat

6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu (YÜR. TAR.: 01.07.2012)

TTK/18-(3): Tacirler arasında, diğer tarafı temerrüde düşürmeye, sözleşmeyi feshe, sözleşmeden dönmeye ilişkin ihbarlar veya ihtarlar noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak kayıtlı elektronik posta sistemi ile yapılır.

TTK/1525-(1): Tarafların açıkça anlaşmaları ve 18 inci maddenin üçüncü fıkrası saklı kalmak şartıyla, ihbarlar, ihtarlar, itirazlar ve benzeri beyanlar; fatura, teyit mektubu, iştirak taahhütnamesi, toplantı çağrıları ve bu hüküm uyarınca yapılan elektronik gönderme ve elektronik saklama sözleşmesi, elektronik ortamda düzenlenebilir, yollanabilir, itiraza uğrayabilir ve kabul edilmişse hüküm ifade eder.

(2) Kayıtlı elektronik posta sistemine, bu sistemle yapılacak işlemler ile bunların sonuçlarına, kayıtlı posta adresine sahip gerçek kişilere, işletmelere ve şirketlere, kayıtlı elektronik posta hizmet sağlayıcılarının hak ve yükümlülüklerine, yetkilendirilmelerine ve denetlenmelerine ilişkin usul ve esaslar Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu tarafından bir yönetmelikle düzenlenir. Yönetmelik bu Kanunun yayımı tarihinden itibaren beş ay içinde yayımlanır.

Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul Ve Esaslar Hakkında Yönetmelik (YÜR. TAR.: 01.07.2012)

Tanımlar ve kısaltmalar

Madde-4(1) i) Kayıtlı elektronik posta (KEP): Elektronik iletilerin, gönderimi ve teslimatı da dâhil olmak üzere kullanımına ilişkin olarak hukuki delil sağlayan, elektronik postanın nitelikli şeklini,

j) Kayıtlı elektronik posta hizmet sağlayıcısı (KEPHS): 13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu kapsamındaki yetkilendirme çerçevesinde KEP sistemi kurmak ve işletmek için kurulan anonim şirket ile başvuru yapması ve gerekli koşulları sağlaması hâlinde 11/2/1959 tarihli ve 7201 sayılı Tebligat Kanununun hükümlerine göre elektronik ortamda tebligat yapmaya yetkili kılınmış idareyi, ifade eder.

Kayıtlı elektronik posta sisteminin kullanımı

Madde-11(1) KEP sistemi, bir elektronik iletinin tarafları veya muhatapları arasında KEP hesabı vasıtasıyla hukuki ve teknik güvenliğe sahip bir şekilde gönderilip alınmasını sağlamak ve güvenli iletişimde bulunmak gibi amaçlarla kullanılır.

Hukuki sonuçlar

Madde-15(1) KEPHS’nin KEP sistemi üzerinden sunduğu hizmetlere ilişkin olarak oluşturduğu kayıtlar ile KEP delilleri senet hükmündedir ve aksi ispat edilinceye kadar kesin delil sayılır.

(2) KEP hesabı kullanılarak gerçekleştirilen tüm işlemlere ilişkin hukuki sonuçlar hesap sahibi üzerinde doğar.

KEPHS’nin yükümlülükleri

Madde-16(1) ı) KEP sisteminin tüm süreçlerine ve işleyişine ilişkin bilgi, belge ve elektronik veriler ile, işlemlerin yapıldığı zamana ve işlemleri yapan kişiye veya kişilere ait bilgileri içeren kayıtları gizliliğini, bütünlüğünü ve erişilebilirliğini koruyarak en az yirmi yıl süreyle saklamakla, yükümlüdür.

7201 Sayılı Tebligat Kanunu (YÜR. TAR.: 19.08.1959)

Elektronik tebligat

Madde-7/a (DEĞİŞİK MADDE RGT: 15.03.2018 RG NO: 30361 KANUN NO: 7101/48) (YÜR.TAR:01.01.2019)(KOD1)
Aşağıda belirtilen gerçek ve tüzel kişilere tebligatın elektronik yolla yapılması zorunludur.

10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununa ekli (I), (II), (III) ve (IV) sayılı cetvellerde yer alan kamu idareleri ile bunlara bağlı döner sermayeli kuruluşlar.
5018 sayılı Kanunda tanımlanan mahallî idareler.

Birinci fıkra kapsamı dışında kalan gerçek ve tüzel kişilere, talepleri hâlinde elektronik tebligat adresi verilir. Bu durumda bu kişilere tebligatın elektronik yolla yapılması zorunludur.

Birinci ve ikinci fıkra hükümlerine göre elektronik yolla tebligatın zorunlu bir sebeple yapılamaması hâlinde bu Kanunda belirtilen diğer usullerle tebligat yapılır.

Elektronik yolla tebligat, muhatabın elektronik adresine ulaştığı tarihi izleyen beşinci günün sonunda yapılmış sayılır.

Tebligat Kanununun Uygulanmasına Dair Yönetmelik

Elektronik tebligat

Madde-12(1) Tebligatlar, elektronik yolla yapılabilir, zorunlu bir sebeple yapılamaması hâlinde bu Yönetmelikte belirtilen usullerle tebligat yapılır. Elektronik yolla tebligata ilişkin usul ve esaslar buna ilişkin yönetmelikle düzenlenir.

Elektronik Tebligat Yönetmeliği (YÜR. TAR.: 01.01.2019)

Tebligatın elektronik yolla yapılması zorunlu olanlar

MADDE 5 – (1) Aşağıda belirtilen gerçek ve tüzel kişilere tebligatın elektronik yolla yapılması zorunludur:
a) 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununa ekli (I), (II), (III) ve (IV) sayılı cetvellerde yer alan kamu idareleri ile bunlara bağlı döner sermayeli kuruluşlar.

b)5018 sayılı Kanunda tanımlanan mahalli idareler.

c) Özel kanunla kurulmuş diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kanunla kurulan fonlar ve kefalet sandıkları.
ç)Kamu iktisadi teşebbüsleri ile bunların bağlı ortaklıkları, müessese ve işletmeleri.

d)Sermayesinin yüzde ellisinden fazlası kamuya ait diğer ortaklıklar.

e)Kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları ve üst kuruluşları.

f)Kanunla kurulanlar da dâhil olmak üzere tüm özel hukuk tüzel kişileri.

g)Noterler.

ğ)Baro levhasına yazılı avukatlar.

h)Sicile kayıtlı arabulucular ve bilirkişiler.

ı) İdareleri, kamu iktisadi teşebbüslerini veya sermayesinin yüzde ellisinden fazlası kamuya ait diğer ortaklıkları; adli ve idari yargı mercileri, icra müdürlükleri veya hakemler nezdinde vekil sıfatıyla temsile yetkili olan kişilerin bağlı bulunduğu birim.

(2) Birinci fıkra kapsamı dışında kalan gerçek ve tüzel kişilere, talepleri hâlinde elektronik tebligat adresi verilir. Bu durumda bu kişilere tebligatın elektronik yolla yapılması zorunludur.

Elektronik tebligatın hazırlanması ve muhataba ulaştırılması

Madde-9(6) Elektronik yolla tebligat, muhatabın elektronik tebligat adresine ulaştığı tarihi izleyen beşinci günün sonunda yapılmış sayılır.

Tebligatın elektronik yolla yapılamaması

Madde-16(1) Elektronik yolla tebligatın, zorunlu bir sebeple yapılamaması hâlinde Tebligat Kanununda belirtilen diğer usullerle tebligat yapılır.

5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu (YÜR. TAR.: 23.07.2004)

Madde-22 22.4.1926 tarihli ve 818 sayılı Borçlar Kanunu’nun 14 üncü maddesinin birinci fıkrasına aşağıdaki cümle eklenmiştir.(Mevcut TBK/15)
“Güvenli elektronik imza elle atılan imza ile aynı ispat gücünü haizdir.”

Madde-23 18.6.1927 tarihli ve 1086 sayılı Hukuk Usulü Muhakemeleri Kanunu’na 295 inci maddeden sonra gelmek üzere aşağıdaki 295/A maddesi eklenmiştir. (Mevcut HMK/205)

“MADDE 295/A- Usulüne göre güvenli elektronik imza ile oluşturulan elektronik veriler senet hükmündedir. Bu veriler aksi ispat edilinceye kadar kesin delil sayılırlar.

6098 Sayılı Türk Borçlar Kanunu (YÜR. TAR.: 01.07.2012)

Yazılı şekil

TBK-14 Yazılı şekilde yapılması öngörülen sözleşmelerde borç altına girenlerin imzalarının bulunması zorunludur.

Kanunda aksi öngörülmedikçe, imzalı bir mektup, asılları borç altına girenlerce imzalanmış telgraf, teyit edilmiş olmaları kaydıyla faks veya buna benzer iletişim araçları ya da güvenli elektronik imza ile gönderilip saklanabilen metinler de yazılı şekil yerine geçer.

TBK-15 İmzanın, borç altına girenin el yazısıyla atılması zorunludur. Güvenli elektronik imza da, el yazısıyla atılmış imzanın bütün hukuki sonuçlarını doğurur.

6100 Sayılı Hukuk Muhakemeleri Kanunu (YÜR. TAR.: 01.10.2011)

HMK-205(1) Mahkeme huzurunda ikrar olunan veya mahkemece inkar edenden sadır olduğu kabul edilen adi senetler, aksi ispat edilmedikçe kesin delil sayılırlar.

(2) Usulüne göre güvenli elektronik imza ile oluşturulan elektronik veriler, senet hükmündedir.

(3) Hakim, mahkemeye delil olarak sunulan elektronik imzalı belgenin, güvenli elektronik imza ile oluşturulmuş olup olmadığını resen inceler.

Güvenli elektronik imzalı belgenin inkarı

HMK-210(1) Güvenli elektronik imzayla oluşturulmuş verinin inkarı halinde, hakim tarafından veriyi inkar eden taraf dinlendikten sonra bir kanaate varılamamışsa, bilirkişi incelemesine başvurulur.

Elektronik işlemler

HMK-445(2) Elektronik ortamda, güvenli elektronik imza kullanılarak dava açılabilir, harç ve avans ödenebilir, dava dosyaları incelenebilir. Bu Kanun kapsamında fiziki olarak hazırlanması öngörülen tutanak ve belgeler güvenli elektronik imzayla elektronik ortamda hazırlanabilir ve gönderilebilir. Güvenli elektronik imza ile oluşturulan tutanak ve belgeler ayrıca fiziki olarak gönderilmez, belge örneği aranmaz.

KAYNAKÇA

6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu (YÜR. TAR.: 01.07.2012)

6098 Sayılı Türk Borçlar Kanunu (YÜR. TAR.: 01.07.2012)

6100 Sayılı Hukuk Muhakemeleri Kanunu (YÜR. TAR.: 01.10.2011)

7201 Sayılı Tebligat Kanunu (YÜR. TAR.: 19.08.1959)

5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu (YÜR. TAR.: 23.07.2004)

Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul Ve Esaslar Hakkında Yönetmelik (YÜR. TAR.: 01.07.2012)

Tebligat Kanununun Uygulanmasına Dair Yönetmelik

Elektronik Tebligat Yönetmeliği (YÜR. TAR.: 01.01.2019)

https://www.sinerjimevzuat.com.tr

https://pttkep.gov.tr/

https://turkkep.com.tr/cozumler/kep-kayitli-elektronik-posta/